船井総研のインシュアランスTの粂です。
今年も残りわずかです。
寒い日が続きますが、皆様お体に気を付けてお過ごしください！
さて、前回から引き続き「事務力」について
お届けいたします。
今日のテーマは
「事務力強化のポイント」
です。
前回は、事務力強化がなぜ必要なのかお伝えいたしました。
❶事務力を強化=会社全体の強化 に！
❷お客様へのサービスが強化される
❸事務力がある代理店はM&Aに強い
事務力を強化することでこのような効果が得られます。
詳しくは前回のメールをお読みください！
本日は事務力強化のポイントです。
具体的に言えば、どのように事務を強化するのか。
もちろんやり方はいろいろあります。
その中で成功している代理店が取り組んでいる事務力強化のポイントを
３つ、簡単な順にお伝えいたします。
もし、これが全てできているのであれば、あなたの会社は
業界全体でも事務力が高い代理店でしょう。
①業務の仕組み化・マニュアル化
まず、どのタイミングから事務が担当するのか、営業が担当するのか
その中でも誰が担当なのか明確になっていますか？
ケースバイケースでは属人性が高く、事務力があるとは到底言えません。
まずは誰がいつ何をするのかとその流れを明確にしましょう。
さらに、その中で重要度の高い業務からマニュアルを作成し、
自社の業務マニュアルを作成しましょう。
これが明確になると、今までの業務も効率良くすすみ、生産性が上がります。
とくに新たな費用もかける必要はありません。
②ツール（システム）の導入
それぞれ、顧客管理システムを導入している企業が多いかと思います。
皆さん、そのシステム使いこなせていますか？
メーカーさんは皆さんの業務を効率化するために
日々様々な機能を追加・強化しているはずです。
新しいツールを導入することも大切ですが、
目の前のツールを使いこなすことも考えましょう。
カレンダー・タスク管理などなど
当たり前の機能ですが、使いこなすだけで
かなり効率が上がります。
うちは高齢だから・・・
うちには無理だ・・・
とかそんなこと言っている場合ではありません！
ぜひ、来年に向けてトライしていきましょう！
③RPAの導入
これは少しレベルが高い話かもしれません。
しかし、やってみると案外簡単です。
皆さんの業務の中に
またこれか・・・さっきもやった・・・
のように単純作業を繰り返す業務があると思います。
保険会社のシステムに入力、自社の管理システムに入力・・・等々
この業務をコンピュータに任せましょう。
自社でやることは全社業務を理解している担当者をひとり付けて
あとはシステム会社と連携するだけです。
これだけでかなり効率化できるのではないでしょうか。
コンピュータは休まないし、文句も言いません。
かなり便利なツールの一つです。
事務の方が単純作業に時間を取られているなら
一度検討してみてはいかがでしょうか。
人は人にしかできない仕事をしましょう！
３つのポイント、意外とどれも簡単です。
まずは自社でできるところから取り組んでいきましょう！
次回は最新事例をお伝えいたします！
次回もお楽しみに！ありがとうございました！
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